Popis práce asistenta v kancelárii (2022)

Office Assistant Job Description 1521498

Popis práce bezplatného kancelárskeho asistenta. Kancelársky asistent je profesionál, ktorý dohliada na prevádzku pracoviska a kancelárskeho prostredia. Tento profesionál sa zaoberá administratívnymi povinnosťami, povinnosťami kancelárskych potrieb, administratívou kancelárie, povinnosťami predajcov kancelárie a kultúrnymi povinnosťami.

Kancelársky asistent môže zvládnuť čokoľvek od pracovných skúseností v kancelárii až po úzku spoluprácu s prednou recepčnou. Napríklad vybavovanie papierov, vybavovanie administratívnych povinností, oprava kancelárskeho vybavenia, dopĺňanie kancelárskych potrieb a ďalšie. Táto práca sa považuje za dynamickú pozíciu založenú na pracovnom prostredí a type podnikania. Ako asistent môžete úzko spolupracovať s vedúcimi pracovníkmi, sekretárkami, právnymi tajomníkmi, výkonnými tajomníkmi, úradníkmi a lekárskymi sekretárkami. Okrem toho virtuálna asistentka, výkonná asistentka, office manažérka a generálna úradníčka.

Povoľte JavaScript

popis práce kancelárskeho asistenta

Pracovný popis asistenta v kancelárii Vzorka

Nižšie je uvedený príklad popisu práce pre rolu asistenta v kancelárii:

Naša spoločnosť hľadá odborníka na dohľad nad prevádzkou našej kancelárie. Tento profesionál sa v práci cíti pohodlne a má predchádzajúce skúsenosti s prevádzkovaním dobre fungujúceho pracovného prostredia. Naša asistentka v kancelárii môže dohliadať na pozíciu sekretárky pri zachovaní potrieb kancelárie. Ako napríklad doplnenie zásob kancelárskych potrieb, občerstvenia a zabezpečenie hygieny kancelárie úzkou spoluprácou s komerčnými predajcami, ktorí poskytujú služby údržby. Ideálnym kandidátom je niekto, kto má administratívne vzdelanie. A je pohodlný pri vykonávaní administratívnych úloh (ako je plánovanie stretnutí), ako aj pri riadení administratívnych úloh vedúcich pracovníkov. Uchádzači o zamestnanie, ktorí sa uchádzajú o túto pozíciu, by mali vykonávať podobné administratívne pracovné povinnosti. Rovnako ako mať skúsenosti s prácou so zamestnávateľom, aby zamestnanci kancelárie mali bezpečné a zdravé pracovné prostredie.

Povinnosti a zodpovednosti asistenta v kancelárii

Práca asistenta v kancelárii vyžaduje schopnosť vykonávať tieto povinnosti a zodpovednosti:

Zvládnite administratívne úlohy. Napríklad spracovanie textu, plánovanie stretnutí, dopĺňanie kancelárskych potrieb a riadenie vzťahov s dodávateľmi. A ďalšie úlohy, ktoré sa týkajú všeobecných prevádzkových potrieb kancelárie.
Vždy ukážte silné organizačné schopnosti tým, že zamestnancom ukážete, ako vyzerá dobre fungujúce pracovné prostredie. Mal by byť čistý, organizovaný a pripravený na každodennú prácu.
Úzko spolupracujte s komerčnými predajcami, aby ste zabezpečili, že občerstvenie, obedy, upratovanie a iné kancelárske potreby budú naplánované a zaplatené. A zaúčtované s účtovníčkou.
Nikdy nevnímajte, že úloha je príliš malá alebo príliš veľká, od plánovania stretnutí až po pomoc výkonným zamestnancom dohliadať na kultúru kancelárie.
Poskytujte konzistentnú administratívnu podporu zamestnancom a výkonným zamestnancom.

Požiadavky na asistenta kancelárie

Kvalifikovaní kandidáti by mali mať nasledujúce zázemie a históriu zamestnania:

Stredoškolský diplom alebo ekvivalent.
Predchádzajúce zamestnanie v administratívnej funkcii. Predchádzajúce skúsenosti ako administratívny asistent s výkonom úloh administratívneho asistenta sú prijateľné.
Predchádzajúce skúsenosti na pozícii asistenta v kancelárii sú výhodou.
Silné organizačné schopnosti a adaptačné schopnosti.

Plat asistenta v kancelárii

Podľa Americký úrad pre štatistiku práce , priemerný plat asistenta v kancelárii je 32 500 dolárov ročne. Priemerná mzda na vysokej úrovni sa v priemere rovná 42 600 USD ročne.

halloweenské košele pre tehotné mamičky

Zručnosti kancelárskych asistentov

Kancelársky asistent by mal mať nasledujúce zručnosti. Najlepší kandidáti by mali mať:

Administratívne zručnosti

Multitaskingové zručnosti
Zručnosti správy informácií
Schopnosť riešiť konflikty
Delegačné schopnosti
Rozhodovacie schopnosti

Analytické schopnosti

Schopnosti tvorivosti
Schopnosť deduktívneho uvažovania
Zručnosti riadenia procesov
Schopnosti adaptability
Schopnosti riešiť problémy

Pozornosť na detail

Schopnosť uchovávať informácie
Schopnosť viesť záznamy

Počítačové zručnosti

Zručnosti správy e-mailov
Schopnosť zadávať údaje
balík Microsoft Office
Schopnosti zdieľania informácií

Pracovné tabule asistentov kancelárie

Keď zamestnávateľ prijíma prácu na pozíciu asistenta v kancelárii, odporúča sa použiť „špecializované“ pracovné dosky. Pred otvorením pracovného inzerátu (niekedy označovaného ako „pracovný inzerát“) pre väčšie publikum. Ako používanie národných pracovných úradov, ako sú Indeed, Craigslist, CareerBuilder alebo iné pracovné rady.

Zanietenejší uchádzači o prácu často bývajú v pracovných radách so špecifickým zameraním na odvetvie. Ak je táto vášeň tým, čo poháňa kariérny postup kandidáta, môže to byť pre zamestnávateľa veľkým prínosom.